Sist oppdatert: 6. mai 2026
I Caleo behandler vi personopplysninger om mennesker som vurderes for, eller deltar i, viktige beslutninger om ledelse — egne eller andres. Det forplikter. Denne erklæringen forteller deg hva vi samler inn, hvorfor, hvor lenge vi oppbevarer det, og hvilke rettigheter du har.
Vi har lagt vekt på å gjøre teksten lesbar uten å forenkle juridisk innhold. Har du spørsmål, kan du alltid kontakte oss direkte.
Du kan når som helst kontakte oss for å:
Henvendelser sendes til post@caleo.no. Vi svarer så raskt som mulig, og senest innen 30 dager. Detaljer om hver enkelt rettighet finner du lenger nede i denne erklæringen.
Caleo Executive AS
Organisasjonsnummer: 931 933 027
Besøksadresse: Sverdrups gate 21, 4007 Stavanger
Telefon: +47 920 81 603
E-post: post@caleo.no
Daglig leder Kjetil Gustavson er ansvarlig for personvernarbeidet i Caleo.
Caleo følger en strukturert, evidensinformert metodikk i alle ledd. Det betyr at vi bygger på etablert forskning innen arbeidspsykologi og rekrutteringsfaget, og at hvert ledd i prosessen er dokumentert og etterprøvbart. To rammeverk er særlig relevante for hvordan vi behandler personopplysninger:
DNV-sertifisert rekrutteringsmetodikk. Våre rekrutterere er sertifisert i DNVs metodikk for strukturert rekruttering. Sertifiseringen stiller krav til strukturerte intervjuer, kompetansebaserte vurderinger, dokumenterbare beslutningsgrunnlag og likebehandling av kandidater. For deg som registreres hos oss betyr det at vurderingene er basert på relevante kriterier og dokumenterbare observasjoner — ikke synsing — og at prosessen etterlater et revisjonsspor.
Aon Assessment. Vi er sertifisert i og bruker Aon Assessment for arbeidspsykologiske tester (personlighet og evne) der dette er relevant. Aon er en av de etablerte leverandørene i Europa og leverer testtjenestene fra servere innenfor EU/EØS. Testresultater behandles strengt konfidensielt, tolkes kun av sertifisert personell, og lagres i tråd med retningslinjene beskrevet i denne erklæringen.
Avhengig av hvordan du er i kontakt med oss, behandler vi personopplysninger om deg som:
Vi samler inn det som er nødvendig for det aktuelle formålet — ikke mer.
For kandidater og deltakere i evalueringsoppdrag kan vi behandle:
Sensitive personopplysninger (helse, fagforeningstilhørighet, religiøs eller politisk overbevisning og lignende) behandler vi i utgangspunktet ikke. Skulle slike opplysninger likevel bli aktuelle — for eksempel ved tilrettelegging av en testsituasjon — gjøres dette på grunnlag av eksplisitt samtykke.
For oppdragsgivere, samarbeidspartnere og leverandører behandler vi typisk navn, rolle, kontaktinformasjon og opplysninger knyttet til avtaleforholdet og kommunikasjonen oss imellom.
For besøkende på nettsiden behandler vi tekniske opplysninger som IP-adresse, nettleser, enhetstype og brukeratferd. Se egen seksjon om informasjonskapsler nedenfor.
Mesteparten av informasjonen får vi direkte fra deg — gjennom samtaler, dokumenter du sender inn, eller registreringen din i systemene våre. I tillegg innhenter vi:
Vi behandler personopplysninger for følgende formål:
Gjennomføring av rekrutterings- og evalueringsoppdrag. Vurdering av kandidatprofiler, gjennomføring av samtaler og tester, kommunikasjon med deg gjennom prosessen, og rapportering til oppdragsgiver. Rettslig grunnlag er gjennomføring av avtale (med oppdragsgiver), berettiget interesse, og — der det er relevant — ditt eksplisitte samtykke (typisk for arbeidspsykologiske tester og lagring utover en konkret prosess).
Identifisering av kandidater på eget initiativ. Når vi tar kontakt med deg fordi din profil ser ut til å passe, baserer vi oss på berettiget interesse: vi har en legitim interesse i å nå relevante kandidater for våre oppdrag, og vi har vurdert at denne interessen veier tyngre enn ulempen ved at du blir kontaktet. Du kan når som helst protestere mot videre behandling.
Vedlikehold av kandidatdatabase for fremtidige oppdrag. Hvis du gir samtykke til det, beholder vi profilen din slik at vi kan vurdere deg for nye relevante stillinger. Du kan trekke samtykket når som helst.
Kundeoppfølging og kommunikasjon. Som oppdragsgiver eller samarbeidspartner behandler vi opplysninger om deg for å levere tjenester, fakturere, og holde deg orientert om relevant innhold fra Caleo. Rettslig grunnlag er gjennomføring av avtale eller berettiget interesse.
Drift, sikkerhet og analyse av nettsiden. Tekniske data brukes for å holde caleo.no oppe, beskytte mot misbruk og forstå hvordan siden brukes. Rettslig grunnlag er berettiget interesse, og — for analyseinformasjonskapsler — samtykke.
Etterlevelse av lov. Som rekrutteringsleverandør har vi dokumentasjonsplikter og bokføringsplikter. Rettslig grunnlag er rettslig forpliktelse.
Når vi gjennomfører oppdrag som lederevaluering, teamutvikling eller organisasjonsutvikling på vegne av din arbeidsgiver, er det din arbeidsgiver som er behandlingsansvarlig. Vi opptrer da som databehandler og behandler personopplysningene dine kun etter instruks fra arbeidsgiver, regulert i en egen databehandleravtale.
Du har de samme rettighetene i en slik prosess som beskrevet senere i denne erklæringen — men du må rette krav om innsyn, retting og sletting til arbeidsgiver, ikke til oss direkte. Vi vil bistå arbeidsgiver i å oppfylle slike krav.
Vi deler ikke personopplysninger med andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag. Konkret kan vi dele opplysninger med:
Oppdragsgiver. Som ledd i et rekrutteringsoppdrag deler vi en tilrettelagt presentasjon av kandidatene vi anbefaler — inkludert CV, vurderinger og testresultater — med oppdragsgiver. Oppdragsgiver er da behandlingsansvarlig for sin egen videre behandling, og vi inngår databehandleravtale der det er relevant.
Samarbeidspartnere i søk- og utvelgelsesarbeidet. Caleo samarbeider med spesialiserte rådgivere på enkelte deler av søkeprosessen. Disse er bundet av databehandleravtaler og samme taushetsplikt som oss selv.
Underleverandører (databehandlere) for IT-tjenester. Vi bruker etablerte leverandører for følgende:
Alle databehandlere er bundet av databehandleravtaler som regulerer informasjonssikkerhet, taushetsplikt, hvor opplysningene lagres, og hva de kan brukes til. Listen oppdateres når nye underleverandører tas i bruk.
Offentlige myndigheter. Vi utleverer opplysninger til offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til det.
I forbindelse med juridiske krav. Hvis det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.
Vi selger aldri personopplysninger.
Vi tilstreber at all behandling skjer innenfor EU/EØS-området, og våre primære leverandører lagrer opplysninger på europeiske servere. Enkelte underleverandører — særlig innenfor Microsoft 365-miljøet — kan ha morselskap eller infrastruktur i USA. I slike tilfeller sikrer vi overføringen gjennom et av GDPRs godkjente verktøy, typisk EU-kommisjonens standardpersonvernbestemmelser (SCC) og adekvansbeslutningen for USA gjennom EU-US Data Privacy Framework. Vi gjennomfører også egne risikovurderinger og iverksetter tekniske tiltak (kryptering, tilgangsstyring) der det er nødvendig.
Ønsker du detaljer om hvilke konkrete overføringer som skjer, kan du kontakte oss.
Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet, og ikke lenger.
Kandidater i en aktiv prosess: Opplysningene oppbevares så lenge prosessen pågår, og deretter inntil ett år etter at prosessen er avsluttet. Dette gir mulighet for nødvendig dokumentasjon i en eventuell garantiperiode etter ansatt kandidats tiltredelse.
Kandidater som ønsker å stå i vår database for fremtidige oppdrag: Inntil to år etter siste samtykkebekreftelse. Vi ber deg om fornyet samtykke hvis perioden utløper.
Resultater fra arbeidspsykologiske tester (Aon Assessment): Inntil tolv måneder etter at testen er gjennomført, med mindre du gir samtykke til lengre lagring. Tester eldre enn dette gir uansett begrenset prediktiv verdi og bør gjentas hvis profilen din skal vurderes på nytt.
Lederevaluerings- og teamutviklingsoppdrag: Som hovedregel slettes data hos oss innen ett år etter avsluttet oppdrag, med mindre oppdragsgiver instruerer noe annet i sin egenskap av behandlingsansvarlig.
Oppdragsgivere og samarbeidspartnere: Så lenge det foreligger et aktivt forhold, og deretter i tråd med bokføringslovens krav (typisk fem år).
Tekniske loggdata: Inntil tolv måneder, med mindre lengre oppbevaring er nødvendig av sikkerhetshensyn.
I dette arbeidet lener vi oss på HR Norges personvernveileder og bransjepraksis for executive search og lederevaluering.
Vi har iverksatt tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene dine mot uautorisert tilgang, endring, tap eller spredning. Tilgang til personopplysninger gis kun til medarbeidere og samarbeidspartnere som har et tjenstlig behov, og alle er bundet av taushetsplikt — også etter at oppdrag eller arbeidsforhold er avsluttet.
Når vi behandler personopplysninger om deg, har du følgende rettigheter:
For å utøve rettighetene dine, kontakt oss på post@caleo.no. Vi svarer så raskt som mulig, og senest innen 30 dager. I noen tilfeller vil vi be deg bekrefte identiteten din før vi gir tilgang til opplysninger — for å sikre at vi gir tilgang til riktig person.
Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Du finner kontaktinformasjon og veiledning på datatilsynet.no. Vi setter pris på at du tar kontakt med oss først, slik at vi har mulighet til å rette opp eller forklare.
caleo.no er satt opp med minimal bruk av informasjonskapsler. Vi bruker ikke Google Analytics eller andre generelle analyse- eller markedsføringsverktøy på nettsiden. Den eneste tredjeparten som setter informasjonskapsler hos deg når du besøker caleo.no, er Typeform — i forbindelse med skjemaer du fyller ut hos oss.
En informasjonskapsel er en liten tekstfil som lagres i nettleseren din når du besøker en nettside. Filen kan inneholde tekniske opplysninger som hjelper nettsiden å fungere, huske dine valg, eller analysere bruk. Noen informasjonskapsler er nødvendige for at en nettside i det hele tatt skal kunne presenteres riktig. Andre er valgfrie og krever ditt samtykke.
Disse settes alltid og kan ikke skrus av, fordi de kreves for at nettsiden skal kunne lastes inn og navigeres trygt. De brukes blant annet for sesjonshåndtering, sikkerhet og lagring av cookie-preferansene dine.
Vi bruker Typeform til kandidatregistrering og kontaktskjemaer. Når du fyller ut et slikt skjema på caleo.no, setter Typeform egne informasjonskapsler i nettleseren din. Disse brukes til å holde skjemaet fungerende mens du fyller det ut, og til Typeforms egen drift og forbedring av tjenesten.
Typeform lagrer data på europeiske servere. Vi har inngått databehandleravtale med Typeform som regulerer hvordan dataene dine behandles på vår vegne.
Typeforms egne retningslinjer finner du her: typeform.com/legal/privacy-policy og typeform.com/legal/cookie-policy.
Når du har sendt inn en registrering eller søknad via Typeform, overføres opplysningene til Monday.com, som er vårt arbeidsverktøy for oppfølging av kandidater og rekrutteringsprosesser. Monday er ikke synlig for deg på caleo.no og setter ikke informasjonskapsler i nettleseren din i forbindelse med vanlig bruk av nettsiden vår.
Skulle du på et senere tidspunkt få tilsendt en lenke som leder til en flate hostet av Monday — for eksempel en delt oversikt eller et tilbakemeldingsskjema — vil Monday sette egne informasjonskapsler på sin egen tjeneste (monday.com).
Monday lagrer data på europeiske servere. Mondays egne retningslinjer finner du her: monday.com/l/privacy/privacy-policy og monday.com/l/privacy/cookie-policy.
Du kan når som helst endre eller trekke samtykket ditt til ikke-nødvendige informasjonskapsler ved å klikke på "Administrer informasjonskapsler" nederst på siden.
Du kan også slette informasjonskapsler direkte i nettleseren din. Veiledning finner du i nettleserens egen hjelpetekst:
Hvis du blokkerer alle informasjonskapsler, kan det påvirke hvor godt nettsiden og embeddet skjema fungerer.
Vi oppdaterer erklæringen når det er nødvendig — for eksempel ved endringer i tjenestetilbudet, leverandørbruk eller regelverk. Den til enhver tid gjeldende versjonen er tilgjengelig på caleo.no/personvern, med dato for siste oppdatering øverst.
Ved vesentlige endringer informerer vi registrerte direkte der vi har kontaktopplysninger.
Spørsmål, kommentarer eller forespørsler om personvern:
E-post: post@caleo.no
Telefon: +47 920 81 603
Postadresse: Caleo Executive AS, Sverdrups gate 21, 4007 Stavanger
